계약서 PDF, 보내기 전 꼭 확인할 것들

페이지 누락, 생각보다 자주 일어납니다

계약서 사고 중 가장 흔한 게 페이지 누락입니다. 인쇄해서 서명하고 다시 스캔하는 과정에서 한 장이 빠지거나, 스캐너가 두 장을 한꺼번에 먹어 페이지가 통째로 사라지는 일이 생깁니다.

보내기 전에 페이지 수를 반드시 세어보세요. 원본이 12페이지였다면 스캔본도 12페이지여야 합니다. 페이지 번호가 매겨져 있다면 처음과 끝, 그리고 중간 몇 곳을 확인하세요. '설마 빠졌겠어'가 가장 위험합니다.

뒷면과 별첨을 놓치지 마세요

양면 인쇄된 계약서를 단면으로 스캔해서 뒷면 조항이 통째로 빠지는 경우가 있습니다. 뒷면에 중요한 면책 조항이나 특약이 있는 경우가 많아 특히 조심해야 합니다.

별첨도 마찬가지입니다. 본문에 '별첨 1 참조'라고 되어 있는데 정작 별첨이 없는 상태로 보내면, 상대방은 다시 요청해야 하고 그만큼 일정이 밀립니다. 본문에서 언급한 첨부가 모두 들어 있는지 확인하세요.

서명·날인이 제대로 찍혔는지

스캔 상태가 나빠 서명이나 도장이 흐릿하면 상대방이 재요청할 수 있습니다. 특히 인감이 필요한 계약은 도장 인영이 선명해야 합니다. 스캔 후 반드시 확대해서 확인하세요.

간인(페이지 사이 도장)이 필요한 계약이라면 그것도 스캔에 잡혔는지 봐야 합니다. 스캔 영역이 좁게 잡혀 가장자리 간인이 잘려 나가는 경우가 있습니다.

보내기 전 마지막 확인

파일명을 확인하세요. '계약서_최종_진짜최종_v3.pdf' 같은 이름을 그대로 보내면 신뢰도가 떨어집니다. '2026-07-10_○○계약서_서명본.pdf'처럼 날짜와 내용이 드러나는 이름이 좋습니다.

수신자를 확인하세요. 계약서를 엉뚱한 사람에게 보내는 사고는 생각보다 자주 일어납니다. 메일 주소 자동완성이 특히 위험합니다. 보내기 버튼을 누르기 전 수신자란을 한 번 더 보세요.

그리고 원본은 반드시 따로 보관하세요. 편집이나 변환 과정에서 문제가 생겼을 때 되돌릴 수 있는 건 원본뿐입니다.

온라인 도구를 쓸 때의 주의

계약서에는 회사명, 대표자명, 사업자번호, 계약 금액, 때로는 개인정보까지 들어 있습니다. 이런 문서를 아무 온라인 도구에나 올리는 건 위험합니다. 그 서비스가 파일을 서버에 저장하는지, 언제 삭제하는지 이용자는 확인할 방법이 없습니다.

온라인 도구를 써야 한다면 파일이 서버로 전송되지 않고 브라우저 안에서만 처리되는지 확인하세요. 본 사이트의 병합·분리 기능은 파일이 외부로 나가지 않으므로 이런 문서에도 부담이 적습니다. 회사 규정상 외부 도구 사용이 제한된다면 규정을 먼저 따르는 게 맞습니다.