Cómo evitar que Word, Excel o PPT se descuadren al pasar a PDF

Por qué cambia el aspecto al pasar a PDF

La causa principal son las fuentes. Si creaste el documento con una tipografía de tu equipo y la conversión no la encuentra, la sustituye por otra parecida. Al cambiar la fuente cambia el ancho de las letras y, en consecuencia, se descuadran los saltos de línea y de página.

La segunda causa es la configuración de página. Si el tamaño de papel (A4 o Carta) o los márgenes no coinciden, la tabla se corta por la derecha. Excel es especialmente problemático porque lo que se ve en pantalla y el área de impresión son distintos.

Lista de comprobación antes de convertir

Primero, evita fuentes poco habituales. Usar tipografías comunes reduce mucho el riesgo de sustitución.

Segundo, fija de antemano el tamaño de papel, los márgenes y la orientación. Corregirlo después obliga a rehacer el trabajo.

Tercero, en Excel revisa siempre la 'vista previa de impresión'. Define el área de impresión y usa la opción de 'ajustar todas las columnas a una página' para evitar que la tabla se parta en varios trozos.

Lo más fiable es 'Guardar como PDF' del programa original

Office incluye la función de guardar directamente como PDF, y es la más precisa: el mismo programa que creó el documento lo convierte, conservando fuentes y formato.

Las herramientas en línea son cómodas, pero es difícil que igualen esa fidelidad, sobre todo con formatos, gráficos o formas complejas. Resultan útiles cuando no tienes Office instalado o cuando no quieres subir el archivo a un servidor externo: la conversión de esta web se hace solo en el navegador.

Qué revisar después de convertir

Convertir no es el final. Comprueba al menos tres cosas: que las fuentes salgan como esperabas, que las tablas o imágenes no se corten y que el número de páginas coincida con el original.

Antes de enviarlo a alguien, ábrelo tú mismo. Quien lo creó tiende a pasar por alto lo raro porque ya conoce el contenido; si puedes, ábrelo también en otro dispositivo o visor.